序号工作类型工作内容具体工作时间安排负责人1会前准备会议通知前一周——2会场预定前一周——3短信通知通过短信平台通知所有参会人员。注意参会人员及联系方式更新。——4席卡制作按参会人员单位名单，到办公室领取或重新制作席卡，注意不能遗漏。前一日——5会议材料前一日——6会场布置与领导确定会场形式，通知会议中心。前一日上午——联系会议中心，配合布置会场，如有需要请办公室配合。前一日下午——前一日下午——如需签到。会场外，备好一张桌子，两张椅子，以备签到使用，同时备好一盒签字笔备用。前一日下午——7联系总行办公室，提前安排好电子屏设置。前一日下午——开会期间保持负一楼、一楼和四楼设置电子屏通知前一日下午——8会议宣传前一日下午——会务方案细化表(会前、会中、会后)1、内容格式参照常规，并注意本次有无特殊情况，经部门负责人审核通过后，发布。2、在相关群里发布，根据未反馈情况，电话通知。3、做好参会人员及其综合部负责人通讯录，备用。4、如需分行视频，请分行确定连接终端，至少提前一天发办公室。5、分行如有住宿、用餐需求的，与办公室、行政事务部沟通。1、根据参会人数、会议性质、是否需要讨论、分行及投资机构是否参加等，提前预定会场，提出桌椅、茶水、视频等需求。2、如在总行召开，与会议通知同时确定。会议通知发出时；前一日尽快将会议材料（会议议程、主报告、领导讲话）定稿，并根据要求印刷装袋（注意区分不同领导、参会人员），行领导材料袋中需备好签字笔，同时认真审核材料是否完整，有无错别字等。1、布置摆放座位、摆放席卡、水、会议材料、烟灰缸（水：一般第一排放瓷杯，后排放矿泉水，行领导自备水杯，注意提示或帮助拿水杯）。2、调试音响、视频等会议设备。3、如有投影，调试笔记本（PPT：用定稿PPT试放，多备一台。如在外开会，最好嵌入式，防止变形。在大会议室，一般用中间屏幕播放，两边电视房分行视频）。会场提示（如有需要）1、事先拟定好新闻通讯稿件、会议纪要。2、提前备好录音笔，注意电量。9会议召开联系大楼物业，要求物业安排专人在一楼入口处刷卡、电梯刷卡会前一小时——会前一小时设备调试进行会议视频、话筒等设备的调试，同时要求会议中心录音录像。会前半小时——行领导的邀请 在行领导所在楼层等候领导，并陪同领导前往会场。——会议签到——安排入座积极引导现场签到人员的落座。——会议录音及记录会中——会议照相会中——会场应急会议设备完好应急，如话筒、视频等；领导事务应急等。会中——会场清理会议结束后，整理器材物品及遗忘文件。会后——10会后工作会议宣传会后——11会后将会议材料进行印发执行会后——12材料整理会议文件的归档整理，会议分组讨论整理，各机构建议整理等会后——13会议费用履行程序，办理报销。会后——14跟踪要求对会议决议、领导提出的要求与措施，进行分解下发并跟踪落实情况会后——会前引导（如有需要）人员接送（如有需要）1、提前联系参会人员迎接地点。2、提前确定用车人数，与行政部沟通。3、如需住宿，提前确定酒店，引导入住。3、会后，注意送回。会前10分钟提前半个小时到达会场入口处，组织签到，并于会前5分钟电话通知尚未签到人员。会前5分钟会前5分钟1、提前10分钟将录音笔放置行讲话人席卡内部并现场录音。2、纸质记录会议时间、与会人员、召开情况等。1、请办公室协助开会期间的拍照。2、注意领导特写、主席台、会议全景（三者缺一不可），要连拍。如有特殊情形，如发言人等，也要拍。3、注意拍摄时点，一般是领导坐定后以及讲话时拍（吸烟时不能拍）。1、将事先拟定好的新闻稿件，配上照片，审核后发布。2、会议纪要，经审核，发布。会议印发（如有需要）清单的作用二是避免遗漏一是避免临时的手忙脚乱不知所措三是合理评估工作量，确定投入人力
